彭朱如 別蓮蒂 郭曉玲 徐景輝

海榮國際股份有限公司(以下簡稱海榮國際)是擁有研發能力的台資中小企業,董事長具有在高科技公司的專業經驗背景,總公司在台灣,其原本的經營模式為自行研發,將生產外包給在中國的代工廠製造,再將產品出口至德國的一家客戶,該客戶為一家大型連鎖零售通路商,販售的產品相當多元,其中也有諸多產品以通路商品牌來販售,每年可釋出給代工廠的產品訂單大約有400~500張標單。

海榮國際雖只有這一個客戶,但公司具有研發能力,能不斷開發新產品擴充產品線,每年也會從客戶釋出的標單中選擇適合的產品決定是否投標(大約20項以內),一般會選擇單張訂單金額在新台幣2,000~5,000萬之間,而非金額太大訂單,以避免積壓資金或倉儲空間不足之問題。其中烤爐系列是主力產品,占公司營收一半以上。有時公司會接一些其他產品的訂單,如氣炸鍋、電風扇等,這些產品都採取外包生產。

烤爐產業的年成長率5%~8%,由於還有成長空間,海榮國際主打烤爐系列產品,並沒有打算接太多其他產品的訂單。烤爐是個季節性非常明顯的產品,客戶要求一次性大量出貨,以便在特定旺季全力銷售。每年出貨除了熱銷款之外,也會新增加一~二項新款產品,每年的訂單會有不同的規格要求,且年年都需要品質認證,客戶要求所有供應商要提供39個月的品質保證,然而海榮國際的代工廠只提供12個月的品保,這中間落差的責任與成本得由海榮國際負責,所以公司也必須緊盯代工廠的生產品質。此外,由於客戶對認證相當嚴格,因此

也限制海榮國際的零組件供應商為單一來源,一般烤爐的零組件大約有30個,供應商也大約為20幾家。

由於海榮國際沒有自家生產工廠,代工廠的製造品質與交期影響甚鉅,這些代工廠都是中小企業,多是採取以人為主的管理模式,很少導入ERP,彼此的溝通常用通信軟體或僅以簡單的報表為串聯資訊的基礎,甚至沒有使用email習慣。為了管理代工廠,則必須派人親自駐廠,以避免代工廠因隱藏狀況出錯或延誤而造成損失。以烤爐為例,公司接單後,從設計產品、認證、生產到出貨,需要八個月的時間,前六個月在試產及認證,後兩個月才是量產,這過程中需要經常到外包代工廠監督品質和生產,以免中間發生生產出大量不良品再報廢的狀況,這造成一年至少3~4次甚至到十餘次赴大陸的差旅成本,同時也常因資訊不對稱導致諸多管理問題。

2018年,公司烤爐系列產品的外包代工廠無預警倒閉,若無法順利出貨,將面臨高額罰款,後雖危機解決,但經此風暴,董事長決定自設烤爐工廠,並邀請倒閉代工廠的三位重要幹部,分屬廠長、工程部主管、採購主管加入,協助新廠的營運。這三位主管加入時,帶著過去的生產相關資料,協助掌握從設計、生產、採購的基本資訊。

鑒於先前遠距管理外包代工廠產生的諸多問題與風險,董事長想趁著新工廠設立之際,建立一套低成本且有效的遠距管理模式,能從台北更快速有效管理在中國的自家工廠,甚或未來也能藉此管理其他代工廠,而數位化管理則是勢在必行。一開始,發現原本從倒閉工廠所帶來的書面資料有許多重要的資訊可作為未來研發或生產新產品的參考,於是先加以數位化,在完成這些舊資料數位化以及流程標準化等前置作業之後,董事長思考是否要在新工廠設立之初就導入ERP 由於台灣總公司在設立時就有ERP,但卻不含製造系統的模組,經向顧問公司諮詢,發現外購導入ERP 之費用都很高,於是考慮是否自行開發建置簡易資訊管理系統?

一套基本的ERP系統約需要250萬台幣,視選擇的模組而定,尚不包括其他所需的硬體設備以及往後每年的licensing fee。採購ERP後,會有顧問配合公司的需求客製調整系統。EPR系統的模組很多、功能很多,很多資訊都是自動化產出。當然,這也表示生產線上的軟硬體也得更新,譬如,得配合ERP系統在生產線上加很多 sensors 等設備,協助蒐集ERP需要的相關資訊。

ERP可以協助管理多元產品的生產排程,產品品項種類越多,採用ERP的優勢越高;此外,還可以納入零件供應商和外包代工廠的管理,若海榮國際採用外購 ERP 系統後,倘若發生某個零件出問題導致產品品質不良,ERP 系統可以追蹤出該零件是由多家供應商中的哪一家所提供的,將資訊自動送出至供應商要求改正。不過,後續若增添新的產品或工廠,必須再更新系統,需要持續的維護和更新成本。導入ERP系統需要現場同仁和產線管理者輸入很多資料,需要教育訓練,且增加員工的工作負擔;若是為了省事,只輸入少數關鍵資訊,又無法充分發揮ERP的功能。

光華管理個案收錄庫

Kung-Hwa Management Cases Collections

董事長對於工廠資訊數位化的目的,是希望能及時掌握生產資訊,譬如,在幾天的生產量或良率無法照生產計劃執行時,就盡快發現並改進。若是以前述的每班生產數量目標、進料量、品質檢查、產出量等關鍵資訊,也可以在產線上設一些掃QR code、barcode的節點,以產出數據,只要寫個簡易系統,把每班的生產數據用Excel格式儲存,並上雲端,從台北這端就可以看到,快速指導改進,以減少到大陸出訪的差旅。若是自行建置這樣簡易的資訊管理系統,大概只需要投入台幣25萬左右。

外購 ERP 系統的好處在於檢測點很多且可以即時查詢,可避免因出現異常而造成很大的損失,但以公司當時的狀況,這些ERP系統中有許多功能並非現階段所需要的,但ERP系統所需輸入的建入(input)很多,可能增加人員的不必要的工作負擔以及更多的教育訓練。此外,海榮國際的工廠一年大約生產2~3個產品,每項產品的生產週期大約兩個月,通常大約只有2個產品同時在生產線,生產計畫相較單純。烤爐從產品開發、認證、採購、生產計劃、投料投入、品管、生產、入庫、出庫裝櫃等過程產出的相關資訊,每項流程的檢測點不是很多,且只需要定時掌握,例如生產線上一天大約4個break掌握當天的生產量,但並不一定要有即時(real time)且嚴密檢測的功能。從建置時程來看,由於員工過去沒有經驗,需要更多訓練,因此外購ERP的建置時程較長。

外購 ERP的好處除了前述提及優點之外,相關系統模組間的連動性架接較好,可降低人為的不確定性,提升品質的穩定(例如可即時採購零組件、有效進行標單之選擇),且較容易招募人才,而未來系統的升級與維護也會較為容易,這對於公司將來在產品線多元及客戶多元性的成長規模擴大是有幫助的。當然,若考量到未來成長潛力,新廠設立即導入ERP 有助於未來幾年後延伸ERP到管理其他外包代工廠,不過,這也面臨代工廠是否願意配合的不確定性,若現在就投入資金導入ERP,未來是否看到投資效益也是需要考量的。